Skenovanie a vyťažovanie dát

Triedenie a identifikácia dokumentov môže prebiehať:

• a) podľa identifikačných znakov (napr. predtlačeného čiarového kódu, vzhled, formát, barevnost?)
• b) alebo podľa obsahu dokumentov

Po zoskenovaní alebo importe a vytvorení elektronických obrazov sú k nim priradené metadáta, ktoré môžu byť priradené automatizovane a vďaka tomu je ukladanie dokumentov v elektronickom archíve prehľadnejšie. Zároveň sú dokumenty jednuduchšie vyhľadávateľné.

Máme bohaté skúsenosti s vytváraním riešení pre rôznorodé požiadavky a prostredia - z hľadiska množstiev dokumetov, formátov, miery vyťaženia dát, ale aj z hľadiska formy dodania riešenia a flexibility účtovania. Disponujeme vlastnými technológiami a aplikáciami a spolupracujeme s poprednými výrobcami hardvérových a softvérových komponentov, preto dokážeme pripraviť riešenie podľa vašich požiadaviek a potrieb.

Najviac využívané je:

Riešenie pre faktúry

Systém na faktúre automatizovane vyhľadá požadované údaje (napr.adresa, DIČ, čiastky, výška DPH, číslo účtu, splatnosť) a následne ich exportuje do finančného, či ERP systému (SAP, Oracle a ďalšie) i napriek tomu, že každá faktúra má iný vzhľad.
Riešenie je možné dodať ako implementáciu alebo ako službu.

Čo získate:

• Úsporu ľudských zdrojov až o 70 % oproti pôvodnému stavu.
• Zníženie nákladov na spracovanie faktúr.
• Presnosť dát.
• Vyššia rýchlosť spracovania.
• Možnosť eliminácie fyzickej archivácie faktúr.
• Využitie elektronického obehu faktúr.
• Rýchlosť vyhľadávania.
• Zníženie chybovosti.
• Zníženie straty faktúr.

Riešenie pre zmluvy

Slúži k evidencii, dlhodobému uchovaniu a procesnému spracovaniu zmlúv.

V rámci tohto riešenia je zahrnutá:

• Tvorba návrhov zmlúv podľa definovaných typov vrátane sprievodných informácií (poznámky, dodatky, prílohy).
• Riadenie jednotlivých krokov procesu pripomienkovania a schvaľovania návrhu zmluvy prostredníctvom workflow. V jeho rámci sú evidované a spracovávané pripomienky, schválenie dokumentu a príprava k finálnemu podpisu.
• Rýchle a jednoduché sprístupnenie zmlúv zodpovedným osobám.
• V systéme môže byť zmluva uložená v editovateľnej forme i vo forme naskenovaného papierového originálu s podpismi.
• Možnosť integrácie s ďalšími agendami systému pre správu zákaziek, objednávok, porád a jednaní. Touto cestou je zabezpečená centralizácia niekoľkých administratívnych agiend a ich vzájomné prepojenie.

Čo získate:

• Efektívnu evidenciu zmluvných dokumentov v rámci celej organizácie.
• Prehľadnú správu administratívnych procesov, ktoré sa týkajú zmlúv (predovšetkým schvaľovanie zmlúv pred podpisom).
• Jednoznačná definícia právomocí a zodpovedností v daných procesoch.
• Správa verzií dokumentov (verzovanie).
• Bezpečné uloženie digitálnych kópií zmlúv.
• Zabezpečenie nemennosti uloženého obsahu.
• Integrácia s ďalšími elektronickými agendami systému.
• Štandardizované šablóny pre vytváranie nových zmlúv.

Spisová služba

Služi pre zefektívnenie príjmu a výdaju dokumentov. Umožňuje prechod z papierovej podoby spracovania do digitálnej formy. Pomáha centralizovať spracovanie zásielok a písomností a zprehľadní ich obeh v rámci organizácie. Riešenie umožňuje evidovať vybrané dokumenty, e-mailové správy apod.

Postup:

• Prijaté zásielky sú centrálne evidované (napr. v podateľni podľa jednotlivých typov) s možnosťou automatizácie.
• Ku každej zásielke špecifikovanej popisnými údajmi (metadátami), možno pripojiť naskenovanú fyzickú predlohu poštovej zásielky (dokumentu).
• Zásielky sú distribuované zodpovedným užívateľom na ďalšie spracovanie.
• Dokumenty môžu byť ďalej spracované mimo agendu evidencie došlej a odchádzajúcej pošty. Účtovnícke doklady, ako sú napríklad faktúry, tak môžu prechádzať samostatnou fázou schvaľovania.
• Príjemnca môže vytvoriť odchádzajúcu zásielku, ktorá je centrálne odoslaná (napr.opäť podateľnou).

Čo získate:

• Centralizovanú správu prijatej a odoslanej pošty.
• Po vložení do systému užívatelia získajú okamžitý prístup k im určeným dokumentom.
• Prehľad o stave spracovania dokumentu.
• Nastavenie termínov a priorít spracovania.
• Odstránenie náročnej manuálnej evidencie.

Možnosti rozšírenia:

• Nadväznosť na ďalšie agendy (napr. faktúry, objednávky).
• Rozhranie pre integráciu s aplikáciami tretích strán.

Ďalšie možnosti riešení súvisiacich s digitalizáciou dokumentov súvisia s prepojením na podateľňu, resp. elektronický archív, či ERP systém a workflow. Tu Xerox ponúka vlastný nástroj Xerox Docushare, ktorý umožňuje ukladanie a zdieľanie dokumentov, vyhľadávanie, verzovanie, správu prístupu k dokumentom, smerovanie a schvaľovanie dokumentov, audit pre sledovanie histórie dokumentov a ďalšie možnosti. Samozrejmosťou je integrácia a prepojenie s väčšinou používaných archivačných či kolaboračných nástrojov (Microsoft Office SharePoint, Microsoft Outlook a podobne).

Ak máte otázky k službe Skenovanie a vyťažovanie dát, kontaktujte konzultanta spoločnosti Xerox na svk.xgs@xerox.com