Skenovanie a vyťažovanie dát

Efektívnym skenovaním môžete šetriť čas potrebný na spracovanie, evidenciu, vyhľadávanie a zdieľnie väčších i menších množstiev dokumentov rôznych typov - napr. došlá pošta, formuláre, faktúry, logistické dokumenty, žiadanky atď.

Skenovanie a vyťažovanie dát

Triedenie a identifikácia dokumentov môže prebiehať:

  • a) podľa identifikačných znakov (napr. predtlačeného čiarového kódu, vzhled, formát, barevnost?)
  • b) alebo podľa obsahu dokumentov

Po zoskenovaní alebo importe a vytvorení elektronických obrazov sú k nim priradené metadáta, ktoré môžu byť priradené automatizovane a vďaka tomu je ukladanie dokumentov v elektronickom archíve prehľadnejšie. Zároveň sú dokumenty jednuduchšie vyhľadávateľné.

Máme bohaté skúsenosti s vytváraním riešení pre rôznorodé požiadavky a prostredia - z hľadiska množstiev dokumetov, formátov, miery vyťaženia dát, ale aj z hľadiska formy dodania riešenia a flexibility účtovania. Disponujeme vlastnými technológiami a aplikáciami a spolupracujeme s poprednými výrobcami hardvérových a softvérových komponentov, preto dokážeme pripraviť riešenie podľa vašich požiadaviek a potrieb.

Najviac využívané je:

Riešenie pre faktúry

Systém na faktúre automatizovane vyhľadá požadované údaje (napr.adresa, DIČ, čiastky, výška DPH, číslo účtu, splatnosť) a následne ich exportuje do finančného, či ERP systému (SAP, Oracle a ďalšie) i napriek tomu, že každá faktúra má iný vzhľad.
Riešenie je možné dodať ako implementáciu alebo ako službu.

Čo získate:

  • Úsporu ľudských zdrojov až o 70 % oproti pôvodnému stavu.
  • Zníženie nákladov na spracovanie faktúr.
  • Presnosť dát.
  • Vyššia rýchlosť spracovania.
  • Možnosť eliminácie fyzickej archivácie faktúr.
  • Využitie elektronického obehu faktúr.
  • Rýchlosť vyhľadávania.
  • Zníženie chybovosti.
  • Zníženie straty faktúr.

Riešenie pre zmluvy

Slúži k evidencii, dlhodobému uchovaniu a procesnému spracovaniu zmlúv.

V rámci tohto riešenia je zahrnutá:

  • Tvorba návrhov zmlúv podľa definovaných typov vrátane sprievodných informácií (poznámky, dodatky, prílohy).
  • Riadenie jednotlivých krokov procesu pripomienkovania a schvaľovania návrhu zmluvy prostredníctvom workflow. V jeho rámci sú evidované a spracovávané pripomienky, schválenie dokumentu a príprava k finálnemu podpisu.
  • Rýchle a jednoduché sprístupnenie zmlúv zodpovedným osobám.
  • V systéme môže byť zmluva uložená v editovateľnej forme i vo forme naskenovaného papierového originálu s podpismi.
  • Možnosť integrácie s ďalšími agendami systému pre správu zákaziek, objednávok, porád a jednaní. Touto cestou je zabezpečená centralizácia niekoľkých administratívnych agiend a ich vzájomné prepojenie.

Čo získate:

  • Efektívnu evidenciu zmluvných dokumentov v rámci celej organizácie.
  • Prehľadnú správu administratívnych procesov, ktoré sa týkajú zmlúv (predovšetkým schvaľovanie zmlúv pred podpisom).
  • Jednoznačná definícia právomocí a zodpovedností v daných procesoch.
  • Správa verzií dokumentov (verzovanie).
  • Bezpečné uloženie digitálnych kópií zmlúv.
  • Zabezpečenie nemennosti uloženého obsahu.
  • Integrácia s ďalšími elektronickými agendami systému.
  • Štandardizované šablóny pre vytváranie nových zmlúv.

Spisová služba

Služi pre zefektívnenie príjmu a výdaju dokumentov. Umožňuje prechod z papierovej podoby spracovania do digitálnej formy. Pomáha centralizovať spracovanie zásielok a písomností a zprehľadní ich obeh v rámci organizácie. Riešenie umožňuje evidovať vybrané dokumenty, e-mailové správy apod.

Postup:

  • Prijaté zásielky sú centrálne evidované (napr. v podateľni podľa jednotlivých typov) s možnosťou automatizácie.
  • Ku každej zásielke špecifikovanej popisnými údajmi (metadátami), možno pripojiť naskenovanú fyzickú predlohu poštovej zásielky (dokumentu).
  • Zásielky sú distribuované zodpovedným užívateľom na ďalšie spracovanie.
  • Dokumenty môžu byť ďalej spracované mimo agendu evidencie došlej a odchádzajúcej pošty. Účtovnícke doklady, ako sú napríklad faktúry, tak môžu prechádzať samostatnou fázou schvaľovania.
  • Príjemnca môže vytvoriť odchádzajúcu zásielku, ktorá je centrálne odoslaná (napr.opäť podateľnou).

Čo získate:

  • Centralizovanú správu prijatej a odoslanej pošty.
  • Po vložení do systému užívatelia získajú okamžitý prístup k im určeným dokumentom.
  • Prehľad o stave spracovania dokumentu.
  • Nastavenie termínov a priorít spracovania.
  • Odstránenie náročnej manuálnej evidencie.

Možnosti rozšírenia:

  • Nadväznosť na ďalšie agendy (napr. faktúry, objednávky).
  • Rozhranie pre integráciu s aplikáciami tretích strán.

Ďalšie možnosti riešení súvisiacich s digitalizáciou dokumentov súvisia s prepojením na podateľňu, resp. elektronický archív, či ERP systém a workflow. Tu Xerox ponúka vlastný nástroj Xerox Docushare, ktorý umožňuje ukladanie a zdieľanie dokumentov, vyhľadávanie, verzovanie, správu prístupu k dokumentom, smerovanie a schvaľovanie dokumentov, audit pre sledovanie histórie dokumentov a ďalšie možnosti. Samozrejmosťou je integrácia a prepojenie s väčšinou používaných archivačných či kolaboračných nástrojov (Microsoft Office SharePoint, Microsoft Outlook a podobne).

Ak máte otázky k službe Skenovanie a vyťažovanie dát, kontaktujte konzultanta spoločnosti Xerox na svk.xgs@xerox.com


Navigace:


Výsledok vyhľadávania:

Podpora a ovládače | Partnerský portál

Xerox Worldwide Česká republika Slovenská republika > zmeniť