Riadenie toku dokumentov

Elektronický tok dokumentov vám umožní zefektívniť procesy, zachovať postupy, predísť strate dokumentov či sledovať ich jednotlivé fázy v rámci obehu.

Tok dokumentov (workflow) môže mať stanovenú pevnú nadväznosť krokov, v ktorých sa dokument „pohybuje“ v rámci organizácie. Keďže je dokument v elektronickej podobe, obieha v organizácii len virtuálne – tým je znížená možnosť jeho straty, jeho doručenia na nesprávne oddelenie, oneskorenie odovzdania či poškodenia.

Užívatelia, ktorí pracujú s dokumentom môžu byť zaradení do rolí (napr. pracovník podateľne, účtovník, schvalovateľ), ktoré určuje prax organizácie.

Vlastnosti workflow:

  • Dokumenty sú v rámci jednotlivých krokov odovzdávané formou úlohy. Užívatelia môžu byť upozornení e-mailovou správou.
  • V každom kroku s dokumentom pracuje kompetentný užívateľ.
  • Užívatelia si dokumenty môžu navzájom odovzdávať.
  • Aktivita na dokumente môže byť potvrdená formou „podpisu“.
  • Užívateľ s príslušnými právami môže získať okamžitý prehľad o osobe, ktorá dokument spracovala a o stave dokumentu.
  • S dokumentmi je možné pracovať osobitne na pobočkách organizácie – koordinácia práce nielen na pobočkách, ale taktiež v rámci malej organizácie.
  • V rámci systému je možné vyriešiť aj zastúpenie neprítomných zamestnancov.

Ďalšou dôležitou časťou každého workflow je integrácia s inými používateľskými systémami. Vďaka nej sú všetky potrebné informácie súčasťou elektronického obehu. Typickou integráciou je napríklad schvaľovanie faktúr, kde je workflow prepojený s interným systémom účtovníctva.

Ak máte otázky k službe Riadenie toku dokumentov, kontaktujte konzultanta spoločnosti Xerox na svk.xgs@xerox.com


Navigace:


Výsledok vyhľadávania:

Podpora a ovládače | Partnerský portál

Xerox Worldwide Česká republika Slovenská republika > zmeniť